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不同用途 

使用不同部門電郵


為確保服務聯絡的持續性及團隊協作效率，避免因使用個人電郵或個別帳戶而在同事休假或離職時出現聯絡中斷，本頁提供不同情境下的單位電郵選擇指引，協助同事使用合適的聯絡方式，以降低營運風險及確保帳戶可持續管理。


📩 接收查詢 / 公眾聯絡 

常見例子

✅ 一般查詢電郵（例如：詢問服務內容、申請資格等）

✅ 放於網站、宣傳單張或海報上的聯絡電郵

特點

✅ 對外公開

✅ 不屬於任何單一同事

✅ 可由多人輪流處理

命名例子

✅ info-rs@

✅ enquiry-cc@

✅ contact-ys@

✅ cs-hs@（customer service）

唔可以用嚟

❌ 建立系統帳戶

❌ 接收 MFA / 密碼

因為

公開程度高 = 安全風險高 


🧾 接收報名 / 申請表格

常見例子

✅ 共用 inbox 處理個案批核或跟進

✅ 同一服務內多位同事共同管理的事務

✅ 長期項目或活動的聯絡電郵

特點

✅ 有持續性

✅ 可能涉及對外溝通

✅ ownership 屬於「職能／服務」，不是個人

命名例子

✅ admin-dhc@

✅ ops@

✅ support-cd@

✅ services-es@

唔可以用嚟

❌ 建立高權限系統帳戶

❌ 接收 MFA / 密碼重設

因為

屬日常運作，不應承載帳戶擁有權或安全責任


🔐 建立帳戶 / 系統通知 

常見例子

✅ 註冊系統 / SaaS / 平台

✅ 建立或管理社交媒體帳戶

✅ 接收密碼重設 / MFA / 安全通知

✅ 涉及帳戶擁有權或存取控制

管制

✅ 存取人員受控

✅ 必須啟用 MFA

✅ 不作公開聯絡

命名例子

✅ system-cvpa@

✅ internal-ifsc@

 唔可以用嚟

❌ 作公開聯絡用途

❌ 接收一般查詢或報名

因為

一旦失去存取會造成嚴重影響，需要最高安全控制

不確定？

以下情況可幫你判斷

❌ 不可以

❗風險（非常重要）

  1. 同事離職後 ​→ 無法登入帳戶

  2. 密碼重設 / MFA → 發送去個人電郵（部門無法控制）

  3. 社交媒體帳戶（特別是 business account）→ 很難更改 admin email

  4. 無法證明帳戶擁有權 → 可能永久失去帳戶控制

✅ 正確做法：

必須使用系統／帳戶管理電郵，因為：

  • 代表帳戶擁有權
  • 可由部門持續管理
⚠️ 一旦錯用個人電郵，很多平台「無法完全補救」

幾時可以用個人工作電郵？

  • 一次性 / 短期溝通
  • 非重要事項
  • 不需要他人存取
  • 無需長期跟進

👉  即使該同事離職，也不影響部門運作

幾時必須用部門電郵？

  • 涉及服務 / 活動 / 報名
  • 需要多人處理
  • 需要交接
  • 電郵會持續累積

👉 因為需要可追溯及持續管理

 可以為每個活動建立新電郵嗎?

❌ 不可以

✅ 建議

  • 使用現有通用電郵（如 admin@）
  • 或使用 alias

👉 避免電郵數量失控

什麼情況才需要申請新電郵？

✅ 只有當：

  • 電郵量已影響運作
  • 無法用現有電郵或 alias 解決

👉 需提供理據 + IT 批核

什麼是 Alias？

👉 轉寄地址，不是獨立帳戶

✅ 對 external 人來講「好似存在」的電郵，例如 event_name@

❌ 對內部系統其實「不存在」：event_name@  → 轉寄到 admin@ 

什麼情況用 Alias？

✅ 短期活動 / campaign

✅ 需要特定名稱（但不想開新 mailbox）

什麼情況不應用？

❌ 長期用途

❌ 系統帳戶 / MFA

用查詢電郵做系統帳戶？

❌ 不可以

👉 因為公開電郵安全風險高

用行政電郵做系統帳戶？

❌ 不建議

👉 因為行政電郵主要用於日常運作，一般多人共用，不適合接收密碼、MFA 等敏感資料

👉 因為電郵代表：

  • 對外身份
  • 帳戶擁有權
  • 安全責任

👉 不只是收信工具

如果不確定？

✅ 做法：

  • 暫停
  • 問 IT

👉 可避免之後更大問題

需要新增部門電郵？

申請前請先確認：

✅ 申請人必須為部門主管或獲主管授權

✅ 不能使用現有電郵（如 admin@）

✅ 不適合使用 alias

✅ 涉及持續運作或多人處理

✅ 現有電郵的電郵量或用途已影響運作（例如難以管理或跟進）

網上申請
稍後推出