考慮更換IT系統前
你需要知道的
關鍵考量與常見盲點
1 會員與個案管理
- 會員資料分散在不同系統或 Excel，重複輸入、容易出錯？
- 個案紀錄靠記憶或自由文字，跟進進度難以追蹤？
- 家庭成員、照顧者、長者之間的關係，在系統中難以清楚反映？
- 表格愈做愈多，但真正有用的資料卻愈來愈難整合？
由常見營運痛點出發，進一步說明在接觸供應商前，哪些問題必須先想清楚，否則換系統亦難以解決根本問題。
2 全流程活動管理
- 活動籌備時，各項安排分散在不同表格、電郵或 WhatsApp，難以整合與追蹤？
- 活動報名、收費、資格審批、退款，各自處理，流程容易出錯或重複？
- 人手、場地、資源與安全要求，行政工作量巨大?
- 活動完成後，回顧成效、對齊 KPI 或支援報告需要時，想有更方便的工具？
這份簡報引導同事在接觸供應商前，先理解「全流程活動管理」背後真正需要對齊的工作邏輯、責任分工與取捨，避免只解決表面問題，卻為日後營運留下更多隱患。
3 建立 ／重建網站
- 網站內容多年累積，結構愈來愈複雜，新用戶難以快速找到所需資訊？
- 網頁內容經常出現過期或不一致內容？
- 同事偶爾需要更新網站，但系統複雜、怕出錯，只能依賴少數熟手或供應商？
- 網站完成重建後，每隔幾年會感到設計過時，功能不足，卻難以更新系統？
先理解網站重建不只是「換設計」或「揀 CMS」，而是需要想清楚用戶旅程、內容結構、編輯模式、治理方式，以及與其他系統之間的角色分工，否則網站即使重建完成，仍難以長期支援服務發展。