通訊群組

✅ 與服務使用者們開設通訊群組前，先向他們講解目的、守則等，並了解其參與或加入的意願

❌ 為方便聯絡一個群組的服務使用者，開設通訊群組，直接將他們加入

電郵附件

✅ 使用電郵傳輸附有個人資料的檔案或文件時，先將其加密，再以獨立電郵或其他方式將開啟之密碼交予對方

❌ 使用電郵直接傳輸附有個人資料的檔案或文件

軟件下載

✅ 下載免費軟件、程式前：

• 了解相關的使用、網絡保安等條款

• 向資訊科技組查詢，尋求專業意見

• 避免用作處理與個人資料相關之工作（如儲存通訊錄、辦理報名、提交證明文件等）

❌ 下載不同的免費軟件、程式，處理單位日常工作

電話號碼

✅ 參加者及緊急聯絡人電話，應存放在單位，在有需要時聯絡單位同事支援。

如外出活動時並非單位的辦公時間，可考慮以電腦程式修改電話號碼：例如全部加上10。若需要致電時，將電話號碼減以10，就是正確的號碼，而10這個基數亦只有相關同事才知悉。

❌ 將參加者及緊急聯絡人之電話表印出，外出活動時隨隊攜帶備用

表格資料

要求服務使用者於同一份表格上記錄個人資料，如：

• 於進入單位時，服務使用者須登記個人資料及作健康申報

• 受惠者填寫個人資料及簽收獲捐贈物品

✅ 可考慮：

• 使用獨立表格，或

• 每位服務使用者在同一份表格上填寫時，職員可以紙張或文件夾遮蓋其他欄位資料

❌ 在同一登記頁面上，公開讓所有人自己填寫